Sau khóa học, tôi tự dựng được
phần mềm cho việc của mình.
Nguyễn Hữu Phước · Thực tập sinh Hành chính - Nhân sự
Báo cáo ngày 26/08/2026
Bốn đầu việc tôi phụ trách, và chỗ vướng của từng việc.
19 mặt hàng nằm ở 3 khu: pantry, khu vệ sinh, tủ văn phòng phẩm. Tôi đi nhìn bằng mắt rồi nhớ trong đầu. Không có chỗ ghi lại, nên tới lúc đặt hàng phải ngồi nhớ lại xem món nào đã vơi. Cũng không biết món nào vừa đặt tuần trước, nên có lúc đặt trùng, có lúc để hết hẳn mới phát hiện. Nhân viên cần đồ thì ra thẳng chỗ tôi lấy, không ai ghi lại.
Điện, nước, thuê văn phòng Hà Nội và TP HCM, gửi xe, mạng VSA và FPT, điện thoại cố định, phần mềm, email, văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh. Hóa đơn về rải rác qua Gmail và Zalo, mỗi bên một thời điểm. Không có bảng theo dõi nên phải nhớ khoản nào đã có hóa đơn, khoản nào đã làm đề nghị, khoản nào đã chi tiền. Rất dễ sót.
Mỗi lần có thông báo, tôi soạn một bản gốc rồi chép lại 12 lần, mỗi lần sửa tên phòng và tên trưởng phòng. Sau đó còn phải tự soát thể thức theo Nghị định 30 để không sai khi trình ký.
Toàn bộ thông báo, bảng theo dõi thanh toán, bảng kiểm kê, báo cáo đều nằm trên màn hình máy tính. Tôi chưa từng sao lưu lần nào. Máy hỏng là mất hết.
Cách làm những việc này tôi học ở khóa Agent Boss, thực hành trực tiếp trên chính công việc hằng ngày của mình chứ không làm bài tập mẫu.
Chạy thật trên internet, mở bằng điện thoại được. Tôi đi một vòng pantry và tủ văn phòng phẩm, mỗi món bấm một trong ba nút Còn nhiều · Sắp hết · Hết rồi. Bấm xong bấm Lưu, máy tự gom ra đơn đặt hàng đã ghi sẵn tên món, số lượng và đơn vị, tôi chỉ việc sao chép gửi nhà cung cấp. Máy nhớ giùm lần cuối đặt từng món là ngày nào. Sáng thứ Hai nếu tuần trước chưa kiểm, bot Telegram nhắn nhắc tôi.
kho-vpp-phuoc.pages.dev
Số liệu lấy thẳng từ kho tại thời điểm mở trang, không phải bản chụp cũ. Cấp trên mở link là thấy ngay tháng này đã đi mấy vòng kiểm, món nào cần đặt, món nào đã đặt rồi, và trạng thái từng mặt hàng.
kho-vpp-phuoc.pages.dev/bao-cao
Mỗi khoản đi qua 4 bước: chờ hóa đơn → có hóa đơn → đã làm đề nghị → đã chi tiền. Bảng tách riêng từng tháng và tự sinh ra danh sách việc cần làm.
Đúng 20 giờ mỗi tối, máy tự chép các thư mục công việc lên Google Drive. Sao lưu một chiều, nên lỡ xóa nhầm trên máy thì bản trên Drive vẫn còn. Dùng dung lượng Drive sẵn có, không phát sinh chi phí.
Một lần bấm ra đủ 12 bản, mỗi bản đã điền đúng tên phòng và tên trưởng phòng, đúng thể thức Nghị định 30, kèm bảng theo dõi phòng nào đã gửi và đã xác nhận. Phòng nào thiếu thông tin thì để trống và ghi rõ cần bổ sung, không tự điền bừa.
So sánh cách làm cũ và cách làm hiện tại, trên cùng đầu việc.
Những việc trước đây phải nhờ bộ phận khác hoặc thuê ngoài.
Những việc tôi thấy có thể làm tiếp bằng cách làm này.